广西工程咨询集团有限公司档案数字化服务采购项目更正公告一

项号

标的名称

数量

项目要求及技术需求

采购预算金额（万元）

1

档案数字化服务采购项目

1项

主要工作内容包括：

（一）业务档案整理（3500盒标准3-4公分档案盒）

1.分类

档案实行一级类目管理，在分类过程中要遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理、类目明确、层次清楚、标准一致等。

分类方案的设置：

按项目分类，即同一个项目的全部材料集中在一起，确保项目材料的完整性，同时也便于日后工作查找需要。

2.排序

根据同一项目的自然形成规律和成套性特点，按文件材料形成时间顺序进行排序。

3.装订

①文件的整理。不同幅面的文件材料折叠成统一幅面（即A4型），以“手风琴式”进行折叠。

②文件的装订。装订过程中去除订书钉回形针等金属物，装订时如文件材料较少则使用不锈钢钉进行装订，如文件材料较厚则使用棉线采用三孔一线方式进行装订。装订时确保案卷结实、整齐、不压住字迹、不掉页、不倒页、无损坏文件、不妨碍阅读等要求。

其中，为了不影响图纸（图样材料）的原貌及使用，图纸（图样材料）统一以“手风琴式”折叠成A4幅面装盒保存，不予装订。

4.编号

①编页码：页码是每份文件材料页次的顺序号。每份文件各为一个流水号，即每件均从1开始对有文字的页面编连续页号，正面编在右下角，反面编在左下角。如原文已编有连续正确页号或只有单页的可不用再编页号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。在编制号码时确保不重编、漏编。

②盖章编号：每份文件在其首页的左上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章各项目及填写有全宗号、分类代码、年度、保管期限、件号、页数：?

全宗号：即档案室代号；?

分类代码：即文件材料类型；

年度：文件所属的年度；

件号：该归档文件在对应类目和对应年度中所排的顺序号；

页数：该归档文件的总页数；?

保管期限：根据材料保管及使用价值定为永久；

5.档案著录及编目

即使用安装有档案管理系统软件的电脑编制并著录档案文件材料目录，著录项为：全宗号、年度、保管期限、件号、责任者、日期（时间）、页数、题名、卷（盒）号、备注等。

全宗号：即档案室代号

年度：盒内文件材料的年度

保管期限：即盒内文件的保管期限，为永久

件号：即整理步骤4编制的件号

责任者：填写档案文件材料的形成部门或主要责任者，统一用全称或规范性简称。

日期（时间）：填写档案文件材料的形成日期

页数：即对应件号的总页数

题名：即文件材料标题

卷（盒）号：即案卷的序号

备注：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）

6.装盒

①在档案装盒前，先打印整理步骤5著录的卷内文件材料目录，打印目录使用A4纸，在装盒时把卷内文件目录放入对应卷（盒）号中，装盒顺序为文件材料目录——文件材料——备考表。

由于项目材料较多，建议统一使用3-4公分厚度的档案盒进行装盒，同个一个项目材料装入同一个档案盒中，直至装满。如材料较多一个盒子无法装完，则分出装入下一盒子直至装完。不同项目的材料不装入同一个档案盒内，避免分类混乱影响日后查找及使用。

另外，卷内备考表的编写包含如下内容：

说明：说明包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人：应由负责立卷人签名。

立卷日期：立卷日期应填写完成立卷的日期。

检查人：检查人应由案卷质量审核者签名。

检查目期：检查日期应填写审核的日期。

②填写档案盒封面和脊背

档案盒封面印制在卷盒的正表面，填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门、单位。

档案盒脊背填写项有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号。

（二）文书档案整理（1000件）

文书（归档）文件，是指单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理，是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

1.整理单位

目前，我国推行的归档文件整理方法主要是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一般情况下每份（单份）文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文和附件为一件，原件与复印件为一件，来文与复文为一件（如：请示与批复、报告与批示等），转发与被转发件为一件，正文与文件处理单为一件，报表、名册、图册、会议记录、期刊等一册为一件，干部职工调动介绍信、存根以一人为一件，干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料一人为一件，文件的中文与外文为一件等。

2.“件”的整理程序

一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序，即：收集文件、确定归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。

（1）确定归档范围

相关文件材料收集齐全并检查无误后，对归档的文件进行审核，区分归档范围，将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。

凡是反映贵单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。如：

①反映贵单位主要职能活动和基本历史面貌的，对单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

②贵单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

③贵单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

④其他对贵单位工作具有查考价值的文件材料。

文件材料不归档范围，如：

①上级机关的文件材料中，普发性不需贵单位办理的文件材料，任免、奖惩非贵单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件；

②贵单位临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，内部互相抄送的文件材料；

③同级机关发来不需贯彻执行或不需办理的文件、抄送件；

④贵单位下级机关抄报或越级抄报的文件材料，或仅供参阅的文件等。

（2）分年度

把文件材料按归档范围区分好后，按文件材料的所属年度，把同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。

一般情况下，文件年度是以制发年度（即文件最后的落款日期）来划分，如有跨年度的文件，则把文件归入文件内容所针对的年度。

（3）分类别

分类别，就是根据贵单位文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。

根据贵单位工作性质，按问题分类法对文件材料进行分类，即将全宗内文件材料所记述和反映同一问题的文件进行集中，记述和反映不同问题的文件分开，以便反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。

（4）分级别

文件材料具体分类好后，在保持文件之间有机联系的基础上，将贵单位上级机关、同级机关（不相隶属机关）、下级机关的文件材料一一分开整理。如有联系密切的文件，则把文件归入文件内容所针对的机关。

（5）划分保管期限

根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限为永久和定期两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为长期（30年）和短期（10年）两种。文件材料的保管期限是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。

永久保管的文书档案主要包括：

①贵单位制定的法规政策性文件材料；

②贵单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

③贵单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

④贵单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

⑤贵单位机构演变、人事任免等材料；

⑥贵单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

⑦上级机关制发的属于贵单位主管业务的重要文件材料；

⑧贵单位同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示、复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

①贵单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

②贵单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

③贵单位人事管理工作形成的一般性文件材料；

④贵单位一般性事务管理文件材料

⑤贵单位关于一般性问题的请示、复函、批复、报告、总结、统计报表等；

⑥上级机关制发的属于贵单位主管业务的一般性文件材料；

⑦贵单位同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示、复函、批复等文件材料；

⑧贵单位下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、等文件材料。

（6）修整文件

为使文件材料能够长期保存和有效利用，装订之前须对文件材料逐件逐页进行检查，如发现文件有破损，则须对破损文件（纸张）进行修补或托裱；如有锈蚀的金属物（订书钉、回形针、大头针等）则需要剔除；对超大纸张，如图纸、报表等须进行折叠，并折叠成A4幅面。

（7）装订

文件材料修整完成后，采用符合档案保护技术要求的装订材料须对文件材料进行重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，以便保管和利用。

文件材料应以“件”为单位，将“件”内逐页按一定方式对齐后逐件进行装订。在装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。

（8）排列文件

根据贵单位文件材料分类，将行政管理、业务管理等进行排列，并将每大类内文件按照同一问题形成的文件材料集中排列。

（9）文件编号

文件材料排列好之后，在卷宗中文件上端空白位置加盖归档章并进行编号。文件编号，即是文件材料的排列顺序号，其反映了文件在卷宗中的位置和固定文件的排列先后顺序的重要标识。

文件号编排后，以件为单位，逐页编写顺序号（即页码），一份文件为一个流水号。如文件自身已有页码则不再编号，自身无页码的则须补编页号。

（10）编制归档文件目录

即使用安装有档案管理系统软件的电脑编制并著录文件材料目录。文件目录是档案整理工作的重要环节之一，其为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件。

编录文件目录工作如下：

文件目录设有年度、保管期限、机构（问题）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号、备注等项目，在编录目录时须对所列项目逐项、认真、准确地填写。

①年度：文件的制发年度；

②保管期限：根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限，如永久、长期、定期；

③机构（问题）：按问题分类法来分类，如：党群工作类、行政管理类、业务管理类等；

④件号：填写文件编号；

⑤责任者：填写制发文件的单位或个人，即文件的发文单位或署名者。如责任者是单位，在编录目录时要通用规范化简称（没有简称则录全称）；

⑥文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。

⑦题名：凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不随意更改或简化。如文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况重拟题名（包括补充和改换题名）。

⑧日期：即制发文件的时间。填写文件的形成时间（文件末尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日，如：文件的形成时间是**日，即填写为“*”。

⑨页数：填写每一份文件的总页数，即该文件最后一页的页码。

⑩备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。

在文件目录编录完成后，采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）纸质打印目录。

（11）装盒

文件材料排序并编好目后，应将不同年度、不同保管期限、不同问题的文件分别装入不同的盒内，在档案盒封面上填写全宗名称，在档案盒背脊填写全宗号、年度、保管期限、起止页码、盒号，同时填好备考表并放入盒内。

（三）档案数字化处理（40万页，图纸类按画幅大小折算：A0=2A1,A1=2A2,A2=2A3,A3=2A4）

1.质量管理：质量管理依据为《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）技术规范，确保加工的数字档案信息的真实、完整、可用、保密。符合国家相关数字信息资源安全管理标准的要求。

2.档案目录的真实完整性：档案目录按相关的著录标准录入，目录信息不得遗漏规定的数据项，确保目录信息的真实、完整、正确。

3.档案原件及内容的完整与安全：在扫描过程中，不得对档案原件造成损伤，不得涂改、污损档案内容等，要确保档案实体、内容的完整与安全。

4.扫描图像的质量：扫描图像应与原件一致，清晰、不变形、不失真，不得漏扫，扫描文件内容各页顺序要与源文件内容一致。

5.分辨率：纸质档案数字化扫描时分辨率应大于或等于300dpi,对于年代比较久远、字迹较为模糊的，就要适当地提高分辨率。总之，要以扫描的页面能清晰反映原件原貌为准。本次项目纸质档案数字化扫描时分辨率大于或等于300dpi；并且提供彩色JPEG和PDF两种格式。

6.存储格式：存储格式均统一为PDF。采用24位彩色模式进行扫描使用JPG存储图像文件，提交的成果按档案目录合成PDF文件。

（四）系统设置（1套）

1.数据管理文件收集：用于收集文献材料到系统中，并对收集的材料相关信息进行完善，完成文献材料的价值鉴定，使之进入相应模块继续管理，完成从“无序收集”到“有序管理”的过程；文件管理：提供对按件归档方式组织归档的档案进行管理的功能。主要功能包括档案著录、编辑、删除、查看、打印、检索、导出、批量修改、等功能；案卷管理：提供对组卷归档方式组织归档的档案进行管理的功能，其中案卷管理面板提供同一窗口进行案卷与其卷内文的统一管理关联展示；未整理卷内存放未编制案卷的卷内文件，其通过生成案卷，可以将同一档号序列的卷内文件归集到新编制的一个案卷中；资料管理：提供对无需进行归档、移交、开放等鉴定业务的单位资料进行管理的功能。

2.综合管理目录检索：以档号、题名等常用目录项作为检索条件，在系统中的全部档案目录范围内进行检索，并将符合条件的数据结果分页呈现；分类检索：在指定具体分类下，以档号、题名等常用项作为检索条件，在所指定分类范围内进行检索，并将符合条件的数据结果分页呈现；统计管理：提供对系统内数据的统计显示，以图形或表格等形式展现统计结果；档案移交：提供档案移交功能用于移交档案数据到上级单位或者档案局（馆）的功能，辅助完成相关交接手续；档案鉴定：用于对已鉴定的销毁数据或开放数据进行登记管理；查档登记：用于查档借阅单的登记管理；编研管理：针对于已有的档案编研成果进行管理。通过在系统中增加已有的编研成果到指定的类型下进行管理；备份恢复：用于对系统数据进行备份及恢复管理；数据导入：提供用户批量导入格式数据包到系统的功能（如EXCEL、XML数据等）；文件挂接：提供用户对数字化加工成果的数字化副本或者外部电子数据进行批量挂接，并与系统的档案目录数据进行关联。

3.系统设置模型管理：用于创建和维护各分类的模型数据信息；界面管理：提供系统内各分类下的各种类型的界面模板定义及管理；报表管理：对系统内报表各模块的报表进行管理；系统参数：用于对系统运行所需的一些可调节参数进行设置和管理；电子库房：用于设置电子文件的磁盘存储位置。

4.安全设置全宗管理：用于全宗信息进行定义和管理维护；机构管理：用于机构管理进行定义和管理维护；用户管理：用于对用户角色进行管理；角色管理：权限管理在三员管理安全模式下，属于安全管理员的功能，负责系统用户的权限设置分配；日志管理：用于显示系统日志，其中包含了登录日志、数据日志、功能日志、异常日志、安全数据日志、操作日志等；策略管理：用于设置管理系统策略信息，例如：可以通过本模块设置系统的自动定时备份任务；回收站：用于管理已删除的档案类数据。

5.文件配置元数据标准：用于对不同门类的元数据信息进行管理和维护；档案分类：用于定义和维护系统分类信息；数据字典管理：用于管理和配置字典数据信息；内容格式：用户定义和维护电子文件格式。

（五）目录著录（2万条）

1.目录设有年度、保管期限、件号、责任者、题名、日期、页数、盒号、备注等项目

（六）档案盒（4000盒）

1.无酸纸档案盒

（七）档案级光盘（150张）

1.4.7G档案级光盘

（八）档案耗材（1批）

1.白乳胶、装订线、牛皮纸打印机耗材等等

（九）档案培训（1次）

1、档案基础 2、保存方式3、整理办法

（十）根据单位具体情况建立建设档案管理制度

60