档案流转管理系统招标公告

招标文件重庆市国土房管局政府采购工作组 二〇一三年十二月九日一、招标邀请函重庆市国土资源和房屋管理局北部新区分局关于档案流转管理系统的招标采购，本项目采取竞争性谈判的方式进行。（一）招标人招标人：重庆市国土资源和房屋管理局北部新区分局联系人：冉老师联系电话： ********查看详情、********查看详情（传真）（二）招标委托单位名称：重庆市国土房管局统一采购办公室地址：重庆市渝中区人和街99号6楼601室邮编：400015招标办公室：见门牌标注联系人：李老师、郑老师电话：********查看详情、********查看详情、********查看详情（传真）（三）项目名称：重庆市国土资源和房屋管理局北部新区分局关于档案流转管理系统的招标采购（服务类）。（四）项目相关要求：1、2013年12月9日发出招标信息。2、投标报名截止时间2013年12月11日。投标报名（包括提供报价单位及单位相关资料和联系方式等）最晚于2013年12月11日17时前进行，报名人需到重庆市国土房管局统一采购办公室（重庆市渝中区人和街99号601室）进行现场报名。未按照以上规定及时限进行报名的投标单位，将视同自动放弃投标。3、竞标人应具备的相关要求及投标须知。（一）基本资格条件（1）投标人资格要求合格投标人应首先具备政府采购法第二十二条规定的条件，同时满足根据本采购项目特点设置的特定资格条件。〈1〉合格的竞标人应符合下列基本条件：①具有独立承担民事责任的能力；②具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；③具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；④有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；⑤参加政府采购活动近三年内，在经营活动中没有重大违法记录；⑥法律、行政法规规定的其他条件。〈2〉竞标人具有特定资格条件：①供应商须是重庆本地注册的公司，或在重庆有注册分支机构的单位，注册资金在50万元及以上；②投标人是2012年重庆市国土房管系统档案数字化服务入围企业，且须提供中标通知书；③投标人是重庆市档案学会2012年单位会员，或重庆市档案资料数字化定点企业，且提供资质证明；④投标人具有ISO9001系列管理体系认证。（2）竞争性谈判文件投标文件〈1〉我工作组所作的一切有效的书面通知、修改及补充，都是招标文件不可分割的部分。本竞标项目所有补遗文件（如果有）一律在重庆市政府采购网（http://www.cqgp.gov.cn）“分散采购项目”上发布，请各竞标人注意下载，并按补遗文件要求将补遗文件回执传真至（023）********查看详情。如竞标人无补遗文件回执，我工作组视同竞标人已收到本竞标项目补遗文件。〈2〉招标文件的解释竞标人如对招标文件有疑问，必须以书面形式在报名截止前向我工作组要求澄清，我单位可视具体情况做出处理或答复。如竞标人未提出疑问，视为完全理解并同意本招标文件。一经进入开标程序，即视为竞标人已详细阅读全部文件资料，完全理解招标文件所有条款内容并同意放弃对这方面有不明白及误解的权利。（3）投标要求〈1〉竞标人提交的竞标文件由以下部分和竞标人所作的一切有效补充、修改和承诺等文件组成。它包括：①竞标人概况②《明细报价表》及竞争性报价函（本项目限价为人民币壹拾捌万圆整，凡超出限价的报价文件均作为废标处理）③商务条款承诺包括工期、质量保证期、业绩证明、售后服务条款及优惠条件等。④法定代表人身份证明⑤法定代表人授权委托书⑥供应商的企业法人营业执照复印件⑦相关的资质证明等其他资料以上条款基本格式未规定格式，由竞标人自定格式。〈2〉报价有效期：报价文件及有关承诺文件有效期为开标开始时间起90天。（4）竞标报价竞标报价包括竞标项目工程实施完成的完整报价，包括人工、材料、机械使用等所有费用。因成交人自身原因造成漏报、少报皆由竞标人自行承担责任，采购人不再补偿。（5）提交竞标文件的份数和签署〈1〉竞标文件正本一份。〈2〉竞标文件正本的每一页应加盖公章。（6）竞标文件的递交〈1〉竞标文件的密封与标记竞标文件的正本采用信封分别密封。信封上注明项目名称、谈判人名称和地址、“正本”字样及“不准提前启封”字样。信封封口处须用白封条加以覆盖密封并加盖企业公章或法人授权代表签字。〈2〉竞标文件投递截止时间：谈判开始时间。（7）竞标文件语言：简体中文（8）竞标人参与人员各个竞标人可派1-2名代表参与谈判，至少1人应为法人代表或具有法人授权委托书的授权代表。（9）无效报价竞标人发生以下条款情况之一者，视为无效报价，其竞标文件将被拒绝：〈1〉未按时到达开标现场。〈2〉法人代表或法人授权代表未参加谈判。〈3〉无主要的有效资格证明文件或超出营业范围的竞标。〈4〉竞标文件不按规定签字、盖章。〈5〉竞标人的报价超出规定的最高限价。〈6〉竞标人的资质不符合招标文件“投标资质”要求的内容。〈7〉竞标人投标文件内容有与国家现行法律法规相违背的内容，或附有采购人无法接受的条件。（五）谈判程序1、采购方组织的谈判按竞争性谈判文件规定的时间和地点进行。竞标人须有法人或法人授权代表参加并签到。2、竞争性谈判以抽签的形式确定谈判顺序，由采购方组织的谈判小组分别与各竞标人进行谈判。3、在谈判过程中谈判的任何一方不得向他人透露与谈判有关的技术资料、价格或其他信息。4、初始谈判后，如谈判文件有实质性变动的，谈判小组须以书面形式通知所有参加谈判的竞标人。所有竞标人根据竞争性谈判文件或其补充文件在规定的时间里提出有关书面建议及做出相关的书面承诺，并报出最佳服务和最后报价。谈判小组在此基础上公平选定成交报价。5、所有竞标人在谈判时做出的所有书面承诺须由竞标人法人授权代表签字。6、谈判结束后，谈判小组统一要求符合谈判文件要求的竞标人在规定的时间内书面提出最后报价及有关承诺（填写《最后报价表》），并据此确定成交供应商。超出规定时间没有进行最后报价的竞标人，视为放弃最后报价，以其竞标文件的报价为准。（六）成交原则1、评审办法〈1〉本项目评审采用最低报价法进行评审。〈2〉评标小组按照由低到高顺序对符合招标文件要求的竞标人的最后报价进行排序，前三位的供应商为成交候选供应商。采购人应在符合采购需求、质量和服务相等的前提下，以提出最低报价的供应商作为成交供应商。2、评审依据：评审的依据为竞标文件（含有效的补充文件），评标小组判断竞标文件对招标文件的响应，仅基于竞标文件本身而不靠外部证据。3、出现以下情况之一的，作为采购失败处理，应重新组织采购：〈1〉出现影响采购公正的违法、违规行为的；〈2〉竞标人的报价均超过了最高限价，采购人不能支付的；〈3〉因不可抗力导致重大变故，采购任务取消的。（七）成交通知1、成交结果将在重庆市政府采购网（http://www.cqgp.gov.cn）“分散采购结果公示”栏目内公示。2、开标结束7日内，我工作组将以书面形式发出《中标通知书》。如果《中标通知书》不能在7日内发出，则发出时间不应超过报价有效期。《中标通知书》一经发出即发生法律效力。3、《中标通知书》将作为签订协议的依据。4、签订合同时，根据需要采购方有权提出对技术条件发生变化的货物作局部调整或变更数量，调整或变更部分，《明细报价表》有对应项目的，按照报价表有关单价执行。无对应项目的，成交双方共同协商确定。二、采购项目介绍及需求（一）档案流转管理系统明细货物名称所报价产品型号、产地单位数量档案业务便捷化系统模块档案数据处理及管理平台系统 V1.0/重庆套1档案业务流转系统模块档案数据处理及管理平台系统 V1.0/重庆套1权证存取管理模块权证管理系统V1.0 /重庆套1业务统计分析系统模块档案数据处理及管理平台系统 V1.0/重庆套1硬件设备明细货物名称所报价产品品牌、型号单位数量扫描枪兆麟zl1208-cs台50条码打印机立象台1（二）档案流转管理系统平台技术要求此管理系统平台必须结合我单位档案管理系统、运用业务流转、业务便捷化、统计查询的综合性平台功能模块，并且可根据实际情况单独灵活使用。 目的是将所有业务数据、档案资料、档案数字化成果图片统一在平台下管理。无需使用多个系统，所有信息在平台下统一管理，作到业务及档案的无缝对接。 结合“物联网”概念，使用我单位档案生命周期管理平台，进行信息交换和通信，实现物与物、物与人、所有物品与信息的连接，方便识别、管理和控制。对实物档案的智能化识别、定位、跟踪、监控和管理。对在办档案资料的全程监控，在任何时间都能找到档案所在位置，档案所属操作人员名下，档案资料上下步骤交接时间。 平台结合搜索引擎，在搜索引擎查询的结果直接跳转到档案管理系统和新业务系统信息页面，无需多个系统间切换，操作更加简便。供货商必须具有提供二次开发的能力，提供的所有软件产品必须与我单位现在使用的档案业务查询系统进行无缝连接。（三）平台方案思想1、使用传感设备结合系统平台技术，对在办案件的资料流转、档案管理、权证打印及领取的全程监控，在任何时间都能找到档案所在位置，档案所属操作人员名下，档案资料上下步骤交接时间。2、记录档案的形成和加工历史。实现了档案从受理办件到档案上架入库所有生命周期的全程监控。 3、条码控制档案资料的提交、流转，便捷各工序操作，提高工作效率。 4、提供丰富查询方式，简便工作人员档案资料的管理，提供强大的查询功能。 5、强大的过程控制规范，减少档案资料在流转中的混乱和丢失。 （四）平台总体流程需求*报名时获取。平台控制流程图*报名时获取 （五）平台模块功能要求平台是一个综合性平台，最基本的主要功能有：在办业务资料监控便捷化、权证存取管理、档案流转监控、查档自动化、条码管理、档案业务质检、统计分析等等功能模块。　5.1在办业务资料监控便捷化此功能主要针对审核和缮证工作人员办理业务而设计。 传统的办理模式需要工作人员先在系统中输入条件查询案件，对查询出的案件，再点击办理进入业务办理界面。 新的办理模式只需工作人员扫描受理单条码编号，系统自动进入业务办理界面。 新的模式由条码读取的方式替代了人工录入的操作，大大提高了工作效率，且不会出现因输入筛选条件出错而导致查询结果不正确的问题，杜绝了错误率。新的模式下，使实物档案资料与电子业务信息提交同步进行，避免实物与电子业务提交异步带来的种种问题。也简化工作人员的操作步骤，提高工作效率。在办业务资料便捷化分为3部分：1.业务数据提取便捷化2.业务提交便捷化功能3.缮证便捷化5.1.1业务数据提取便捷化以前办理模式，需要人录入筛选条件进行系统查询，查询出结果 后，才能办理业务，工作人员操作麻烦，且容易查询错误新模式：运用管理平台后，业务界面新增一个条码扫描输入框，扫描框可由工作人员自行控制是否显示在业务办理界面：工作人员不用去查询，只需扫描受理单条码：系统自动读取业务信息到业务办理操作界面，大大简便了工作人员业务办理的操作动作，提高工作效率。5.1.2业务提交便捷化功能运用条码技术，简化工作人员操作动作，提高工作效率，实物档案与电子业务信息同步移交，减少错误率，避免因实物档案与电子信息提交异步带来的问题。业务传统模式：1、一个案件处理完后马上提交，单实物档案和电子档案不同步。 2、等待多个案子批量提交，但批量提交需要进行筛选查询，操作复杂。电子信息与实物档案不同步。便捷化提交模式：运用条码，可单个业务提交，也可批量提交，且操作简便，只需一个动作：扫描条码。 实物档案和电子档案信息移交同步，交接清楚，不会误差。档案提交之前，先扫描双方工作人员工作牌，工作牌中包含员工信息条码。系统自动记录提交人与接收人，系统自动进入业务办理界面，选择自动提交功能。条码枪扫描受理单条码，系统自动将案件提交到下一步骤工作人员名下。提交完一个案件后，系统自动回到自动提交界面，可连续扫描条码提交案件。5.1.3缮证便捷化利用业务数据自动提取功能，扫描受理单条码后系统自动跳转到缮证界面，权证打印二维条码，为方便以后调取权证信息办理业务，也可作为防伪标志。缮证后利用缮证柜条码和权证条码关联，方便在取证时快速发放权证。扫描档案资料受理单条码，缮证信息自动提取：权证界面读取打印权证5.2权证存取管理由于业务申请人不及时对权证进行领取，导致权证打印出后积压的情况，在领证时，需工作人员在积压的权证中去查找对应的权证，查找不便，且影响工作效率。使用缮证柜的规范化存放，利用缮证柜条码和业务条码关联，方便在领证时通过条码查询定位权证所在位置，实现快速发放权证。5.2.1 权证存放利用条码管理，将缮证柜与业务资料条码关联，打印好权证的业务资料放入相应柜中。5.2.2权证领取申请人领证时，提交受理单，工作人员扫描受理单，系统自动查询该权证定位到缮证柜，工作人员无需过多查找，直接到相应柜里取出权证发放。5.3业务档案流转为了对业务案件办理传递的监察监控，系统需对业务案件办理流转进行控制及规范化处理。从业务受理开始，经过审核、缮证、归档、档案移交、档案加工、档案上架、档案利用，对档案资料全程监控管理。系统结合“物联网”概念，使用业务生命周期管理平台，进行信息交换和通信，实现物与物、物与人、所有物品与信息的连接，方便识别、管理和控制。对业务资料的智能化识别、定位、跟踪、监控和管理。对在办业务资料的全程监控，在任何时间都能找到业务资料所在位置，业务资料所属操作人员名下，业务资料上下步骤交接时间。 应用条码等技术，做到实物档案与电子业务信息同步移交，并可对业务打包移交，打印移交清单，与后续档案加工工作紧密连接起来。5.3.1业务档案流转功能需求利用条码移交模式，扫描档案条码编号，系统自动移交并生成传递簿。无需人工拟写编号，大大提高工作效率，且利用条码读取数据，相比较人工抄录方式错误率得到控制。移交打包生成批次号，并可打印批次单，与后续档案加工紧密关联，形成一整套流程。进入业务打包界面依次扫描移交的档案资料条码：可多手档案业务资料批量移交：扫描完后点击“打包”打包成功并生成一个批次号选择签收人和移交意见移交成功，系统自动记录移交时间，移交人和接收人等信息可根据实际情况对包内的案件信息进行增加和减少可查看包内详细信息、解包、移交、打印移交清单业务档案资料传递完成后，系统自动记录业务传递时间和传递人和接收人，以便对业务传递可追溯，如遇到问题有依据对责任划分。并可设置各个流程步骤业务办理时限，对超期业务进行红牌警示，也便于对业务提交时限的查询和统计。对每次传递完成的业务信息可打印移交清单台账：5.4统计分析功能需求系统通过统计分析功能，能让领导能够根据不同需求，实现各种条件下的单项查询和组合查询功能，支持无限次跟踪查询，支持精确、模糊及包含等多种查询。为领导做决策时提供丰富的数据作参考。可根据不同的数据分析统计的需求，在数据多维分析平台中方便的制作各类动态数据分析报表等。以便各部门利用数据统计分析结果出台相应方针政策。支持自定义报表分析统计，可根据各种复杂统计法，自动生成报表。建设部报表统计能够出具建设部相关报表。重庆市局报表统计能够出具市局相关报表。本地自定义报表统计按业务大类、业务细类、受理日期、审核日期、发证日期、产权来源、产别、用途、结构、购房人性质、区域等用户自定义条件统计。可对业务案件传递数据及业务办理量进行统计，可针对个人和部门进行统计；可对所有工作人员一个时间段内工作量进行统计；系统支持对超期业务数据及相关责任人的统计。图形报表?直观的图表分析 ?突破传统报表的限制（六）商务要求1.工期要求：合同签订后7个工作日；2.工程款支付：合同中约定；3.其他服务承诺：暂无三、开标开标时各投标单位法人代表应到达开标现场，如本人不能到达现场的，法人代表应委托他人到达开标现场，受委托人应出具法人委托书方能参加开标。开标时间另行通知。四、备注各投标单位必须提供相应的服务保障体系，并提供书面承诺。其他相关服务要求，中标后按合同约定执行。重庆市国土资源和房屋管理局政府采购工作组 二〇一三年十二月九日