湖南省新教材有限责任公司“拔尖创新人才培养与教育高质量发展――2023教育公益论坛”

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湖南省新教材有限责任公司 拔尖创新人才培养与教育高质量发展 2023教
育公益论坛
（招标编号：20231117-3）

项目所在地区：海南省
一 招标条件
本湖南省新教材有限责任公司 拔尖创新人才培养与教育高质量发展 2023教育公
益论坛 已由项目审批/核准/备案机关批准，项目资金来源为自筹资金450万元，招标人为
湖南省新教材有限责任公司。本项目已具备招标条件，现招标方式为其它方式。
二 项目概况和招标范围
规模：湖南省新教材有限责任公司 拔尖创新人才培养与教育高质量发展 2023教
育公益论坛 海南（海口或博鳌），参会人数预估700人，招标范围包括：房务 餐务 车
务 票务 会场资料 布展等服务项目招标。
范围：本招标项目划分为1个标段，本次招标为其中的：
(001)房务 餐务 车务 票务 会场资料 布展等项目统一招标
三 投标人资格要求
(001房务 餐务 车务 票务 会场资料 布展等项目统一招标)的投标人资格能力要
求：具有独立法人资格，具有大型会议组织服务经验的投标人。近三年财务状况良好未发生
较大变化，无违法行为。有独立承担大型会务工作成果经验 。信誉良好，无不良征信记录。
本项目 不允许 联合体投标。
四 招标文件的获取
获取时间：从2023年11月17日 00时00分到2023年11 月21日 00时00分
获取方式：电话咨询获取
五 投标文件的递交
递交截止时间：2023年11月23日 09时30分
递交方式：长沙市芙蓉区五一大道826 号新华大厦2楼湖南省新教材有限责任公司办公
室邮寄方式递交
六 开标时间及地点
开标时间：2023年11月23日 09时30分
开标地点：长沙市芙蓉区五一大道826号新华大厦2楼湖南省新教材有限责任公司
七 其他
湖南省新教材有限责任公司
拔尖创新人才培养与教育高质量发展 2023教育公益论坛
会议服务项目介绍
一 论坛主题
拔尖创新人才培养与教育高质量发展
二 论坛时间
12月8-10日
12月8日：报到
12月9日：会议
12月10日：离会
三 论坛地点
海南（海口或博鳌）
四 人数预估
　　700人
五 房务工作（包括但不限于）
（1）负责与会人员住房安排，制定分房 退房 拼房方案
（2）与酒店沟通，提前检查嘉宾入住房间的设备设施，确保完好和入住体验
（3）按照与会嘉宾信息制定 新教材公司 营销分公司嘉宾用房表 ，并将该用房表分发
至与嘉宾对接的各营销分公司负责人手上，确保各营销负责人准确掌握该区域嘉宾入住情
况
（4）与酒店前台提前做好沟通衔接，梳理简化流程，以便嘉宾报到时顺利办理入住手续
（5）结合嘉宾总表及分房表，制定签到本
（6）与酒店沟通，做好科学合理的用房预估和保底计划
（7）酒店叫醒安排
（8）与房务安排的其他相关事宜。
备注：要求安排合理 细致认真 服务周到 信息沟通及时 成本把控科学。
六 用餐工作（包括但不限于）
（1）负责所有与会人员 工作人员用餐安排，协助制定菜品及报价方案
（2）会议期间，每餐前提前统计用餐人数，提前与酒店保持沟通，灵活调整用餐方案，以
免浪费
（3）提前制作好用餐安排表，并将信息告知各分公司负责人
（4）用餐开始前，抵达餐厅/用餐教室，检查菜品是否上齐 摆放是否到位
（5）做好用餐指引工作，用餐期间巡场，保障菜品供应及时，督促酒店服务人员配合
（6）与用餐安排相关的其他事宜。
备注：要求安排合理 细致认真 服务周到 信息沟通及时 成本把控科学。
七 票务工作（包括但不限于）
（1）负责由公司承担的与会人员往返机票/高铁票/火车票预定
（2）负责收集整理参会代表回执表信息（此项工作需回执表收集截止日后一天同步开始），
负责审核参会代表回执表是否符合参会条件，不符合条件的报会务组是否订票
（3）负责出具清晰 精准的用于接送机/车时刻安排表
（4）与订购票相关的其他事宜。
八 用车调度工作（包括但不限于）
（1）负责安排执行所有与会人员的接送机/高铁/火车
（2）制作接机/接车安排表
（3）做好会议期间主要嘉宾用车 机动用车等调度安排
（4）特别提醒：必须按照会议报价表中 接送用车 所要求的各类车型进行报价。若依据
实际情况实在无法调度该车型，必须于备注栏中说明清楚，并给出备选方案。
九 视觉设计 酒店签到 会场布展及现场服务工作（包括但不限于）
（1）视觉设计
负责会议主视觉设计及延展物料设计方案
负责各类背景板 大小展板 X 展架 电子屏 水牌 横幅 指引 接站牌 车用指示牌
席位卡（人物用：嘉宾/领导/评委 功能区指示用：签到处/回程机票预定处/评委席） 工
作证 代表证 欢迎卡 生日问候卡 餐券 会议手册等资料的设计 制作 等相关事宜。
（2）酒店签到
会议资料分装 发放等安排
与会嘉宾签到及引导办理入住等相关事宜。
（3）会场布展及现场服务
会场布置 引导牌设置 嘉宾与会引导工作等
电源 空调 LED显示屏 灯光 音响 话筒（有线 无线 鹅颈等） 倒计时提醒 录
音笔 翻页笔 电脑等设备的调试
主讲嘉宾报告PPT与视频的提前拷贝与播放调试
与主持人 主讲嘉宾的流程及注意事项沟通
会场拍照 摄像，照片分类整理等事宜，确保照片清晰，全景 特写 精彩场景抓拍等不
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现场突发情况处理等。
八 监督部门
本招标项目的监督部门为中南传媒。
九 联系方式
招 标 人：湖南省新教材有限责任公司
地 址：长沙市芙蓉区五一大道826号
联 系 人：杨志平
电 话：0731-82225526
电子邮件：407484239 qq.com
招标代理机构：
地 址：
联 系 人：
电 话：
电子邮件：
招标人或其招标代理机构主要负责人（项目负责人）： （签名）

招标人或其招标代理机构： （盖章）