档案数字化管理平台二次招标公告

NO：2017037（新）

询价采购报价单

项目名称：东台市水务局档案数字化管理平台

注：单价、报价及总价中包含运输、安装、调试、售后服务、辅材和税费等全部费用，报价时应逐项填写单价和报价，最后汇总得出总价。

报价单位联系人及电话：

报价单位：（盖章）

二〇一七年 月 日

询价要求：

1、参加报价的供应商须从事本次询价货物的生产或销售，投标时提供营业执照副本复印件。

2、本采购文件的合法性、合规性及合理性均由采购人负责，报价单位如有疑问请于5 月 8 日10时前书面提出，采购人于5 月 8 日18时前予以答复。

3、报价单填写内容字迹必须工整，产品型号及配置要求和报价均不得修改。

4、询价保证金 1037 元，使用银行汇票(非华东三省一市的交两联)不得使用转账支票、电汇、网银、现金等其他方式，询价保证金的付款人与报价单位的名称必须一致。成交供应商的询价保证金（当天进账）须在合同签订并备案后开具收据在中心市场窗口办理退款手续，未成交供应商的询价保证金在确定成交结果后当场退还。询价保证金收款单位：东台市财政局，账号：********查看详情********查看详情5551-211001，开户行：建行东台支行。

5、参加询价采购的供应商应仔细阅读理解采购单位的询价文件要求，对所投产品负责，一旦成为成交供应商必须及时按照询价文件要求签订合同，否则询价保证金不予退还并按有关规定处理。

6、询价报价文件的组成及份数：（1）营业执照副本复印件；（2）询价采购报价单；（3）与询价有关的其他资料。询价报价文件正本一份，副本一份，与询价保证金（银行汇票）一并密封。

7、询价报价文件的递交：询价报价文件应密封，在密封袋上注明报价单位、所报项目名称、询价单编号及联系人姓名和联系号码，并于 5 月9 日 15 时15分前送达东台市公共资源交易中心5#窗口(北海西路8号政务服务中心大楼四楼，由东大门进）。询价结束之前投标人不得离开投标现场。

8、采购单位于 5 月9 日 15 时15分后开拆询价报价文件，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，对报价计算错误的按财政部第18号令的原则进行修正，并将询价结果进行公示。

9、成交结果公示后，成交供应商须在3个工作日内与采购单位签定合同。签订合同之前另向采购单位补交1万元履约保证金，并在合同签订60日内供货并安装调试完毕，经验收合格后退还履约保证金。合同（一式四份）应及时送东台市财政局（东台市市政府四楼）备案（合同样式可从中心网下载园地获取）。

10、付款方式：产品全部安装调试完毕，经验收合格试运行30日后付合同价的 100%。

11、无效标条款：（1）询价报价超出采购人预算的（预算为10万元）；（2）询价报价文件改变询价产品的规格型号及配置的；（3）询价报价单位未按规定提供询价保证金的；（4）询价报价文件内容不全的，未明确品牌和具体型号；（5）询价报价文件未按规定要求签署、盖章的；（6）询价报价单位递交两份或多份内容不同的询价报价文件，或在一份询价报价文件中对同一品牌同一配置报有两个或多个报价，且未声明哪一个有效的；（7）不符合法律、法规和询价采购文件中规定的其他实质性要求的。

联系电话：136*****728 采 购 人：（0515）********查看详情 联系人：曹洁

采购单位：（盖章）

二〇一七年五月三日

附件：

档案数字化管理平台采购内容及要求

一、采购内容：

二、产品质量要求：

（一）系统用户权限要求

要求能对系统中的各类用户、角色和权限进行统一维护管理，并为系统的使用者设置相应的权限。通过权限分配策略将信息分类和机构人员有机挂接，实现对所有用户通过权限分配策略将所有信息有效控制起来。

主要功能实现如下：

⑴组织结构类型定义：根据用户的实际需要定义部门的类型以及各个类型间的相互关系，使系统的组织结构类型与用户实际的组织结构类型完全一致。

⑵组织结构及用户管理：定义与实际结构完全一致的组织结构树并创建该组织下的用户，建立用户与组织之间的从属关系。

⑶权限定义：权限定义分为资源权限定义和数据权限定义，从系统能够从软件资源和系统数据纵横两个角度来定义系统的资源，为系统进行严格的访问控制提供可能。系统需要提供精确到功能按钮的细粒度权限支持。

⑷角色管理：角色就是权限的集合，依角色方式对系统权限进行组织，可以提高系统管理的效率，角色可以根据用户要求灵活定制。

⑸授权管理：定义好了用户、权限、角色，就可以进行方便的授权管理。权限管理可以实现从不同的角度，以不同的权限方便快捷的权限管理功能。可以给用户直接授权，也可以通过角色实现间接授权。

⑹权限查询：随着系统的完善与扩张，组织结构和系统权限资源也会不断增长，为了能够在大量的权限数据中快速定位需要进行管理的权限信息，提供方便快捷的权限查询功能。

（二）系统设置管理

系统设置管理支持的自定义功能包括：全宗自定义、部门属性自定义、档案类型自定义、字段结构自定义（类型、长度、验证、补零、合并、选项、录入方式）、著录界面自定义、列表自定义、档号自定义、系统参数配置、编码设置、定时任务参数配置、打印模板自定义等等。

系统设置管理是本项目建设所有应用子系统的统一后台，上层的应用子系统都是通过后台的统一配置来实现的。配置功能由档案馆统一维护和操作，确保应用软件的统一性以及移交接收数据的规范性。

（三）通用组件

⑴查询组件：查询组件除了要提供平常的简单查询和组合查询功能外，还提供了档案全文检索功能。档案检索支持在结果中检索和多关键词检索。用户通过数据检索模块进行数据检索时，只能查到自身权限范围内的数据。

⑵表格组件：系统数据的数据展示表格组件要经过专门的操作优化，操作简单、功能强大。表格需支持单列排序、支持多字段组合排序，支持表格自定义（显示列、隐藏列、调整列宽、调整列顺序），支持切换数据换行显示或省略显示，支持操作跟踪记录，用户对界面的自定义调整，下一次登录系统时仍然生效。

⑶表单组件：系统表单可按照用户使用习惯进行自定义。用户可调整录入栏目的顺序、可隐藏不需要的栏目。系统自动跟踪记录用户调整过程，保证用户下一次登录系统时仍然生效。

（四）应用系统功能需求

1、数字档案室系统需求

档案业务系统主要为档案室日常业务工作提供软件支持。该系统实现对不同来源（包括不同历史时期档案、现行电子档案）、不同格式（纸介质档案、电子文档、目录档案、磁介质档案、多媒体档案等）的档案资料进行收集、维护、检索。有关需求描述如下：

⑴档案收集

负责接收来自不同单位、不同渠道的各种档案数据并入库管理，主要功能包括：

①历史数据导入：将档案室保存的历史档案数据经过分析处理，一次性迁移到当前系统数据库中。数据迁移时要保证档案目录之间、目录与档案原文之间的关联。系统要建立对应表，记录新老数据之间的关系，有问题时可以通过对应表追到原始数据。

②数字化成果接收：负责接收来自数字化扫描、音视频转换、音视频采集、DVD光盘处理等数字化加工产生的各种数字化成果。数据化成果主要体现为档案目录、档案原文、档案信息包三种形式。系统需提供目录导入、原文批量挂接、信息包导入等功能实现数字化成果接收。

③数据录入维护：支持室藏历史档案的案卷级数据的录入和文件级数据的录入，提供信息的录入、修改、删除功能；支持电子文件（包括扫描影像文件、超大型文件）上传；提供界面的数据类型、格式、长度等录入检查，防止错误数据产生；提供档案录入模板的自定义，增加系统的适应性。

④电子文件在线收集：与市政府的办公自动化系统及其它业务系统对接，实现公文、照片、音像及各类业务系统电子文件数据在线采集。电子文件采集到数字档案室系统后，机关档案员只需补充档案关键要素便可实现归档。避免电子文件登记等繁重的工作。

⑵档案接收

①接收检查：对立档单位移交的电子档案提交包，在接收前可进行准确性、完整性、可用性检验，要求系统能够实现自动批量检查和人工检查，两种方法可相互结合使用。检查过程信息补充到电子档案元数据中，检验结果存入《电子档案移交与接收登记表》。

②接收手续：档案接收完毕后，可通过系统打印《电子档案移交与接收登记表》。

⑶档案整理

①编目打印：包括案卷目录打印、卷内目录打印、全引目录打印、案卷封皮打印、光盘标签打印、照片标签打印、图纸标签打印等。打印样式可以使用EXCEL定制。

②档案入库：将档案移交库房管理员，入库上架，形成柜架号。

③库房管理：可定义维护档案库房结构；可以与智能库房的温湿度监控系统对接，采集各个库房的温湿度数据。可对采集的数据按月、按年进行统计分析，并生成分析图表。可与库房的智能密集架系统对接，实现档案出入库登记和同步。

④大事记：可登记每天发生的大事，可将每一年的大事按照一定的格式导出成word文件。

⑷数据管理

①目录式录入：提供目录式录入功能，录入界面可以与Excel、txt、word之间相互复制和粘贴数据。支持区域选择、行选择、列选择、区域修改、拖拽生成、字段合并、列拖动、列宽调整、撤销、重做、录入验证等特性。

②全宗信息管理：记录每个全宗单位的基本情况信息。当全宗发生变更（如撤销、合并、分离等）时，应能即时记录新的全宗情况，而且应该保持现有全宗和历史全宗之间的对应关系。

③批量处理：具备满足大批量数据维护的功能，批量修改、批量替换、批量格式化、批量删除、字段合并、字体段拆分。批量处理的数据可以通过日志撤销，批量删除的数据可以在回收站恢复。

④操作撤销：删除档案数据，系统并没有直接将这些数据直接清除，而是将这些文件放入回收站，当用户发现误删除一些数据时，可以在回收站中找到相应的数据。对于导入、批量处理等数据影响范围比较大的操作，系统需记录操作日志，可根据操作日志撤销操作，将数据回滚到操作之前的状态。

⑤数据离线备份：对于一个应用系统来说，数据资源是它的核心内容，因此必须建立完善可靠的备份机制。应用系统中需提供目录导出、目录全文打包导出、光盘打包导出、档案封包导出等多种导出方式实现档案离线备份。

⑥封包维护：维护档案室电子档案形成的信息包，该信息包按照《江苏省电子档案基础元数据数据库结构和封装格式（DB32/T1893-2011）》标制作。数字档案室系统在线接收的信息包可在此导入到室藏系统中。

⑸档案利用

①档案管理员档案检索：系统除提供一般检索、高级检索、条件检索、跨类别跨字段模糊检索等档案目录查询，还实现档案内容的全文检索，提高了目标档案的查全率与查准率。

②用户档案检索：提供对室藏档案的综合检索功能，支持目录检索、组合检索、跨类别跨字段检索、全文检索等检索方式。快速查找到所需的文件条目及对应的原稿或电子文件。检索到数据后用户只能看到目录。

③档案借阅：借阅人检索到需要的电子文件，向管理员发电子文件借阅请求，如果档案管理员同意则可以利用文件的电子原文。采用必要的措施防止用户下载原文附件。

⑹档案鉴定

①保管期限鉴定：提供档案的价值鉴定，确定档案保管年限。可通过预先设置的条件检索出到期的档案，由鉴定人对档案价值进行预估，对可继续保管的档案作保管期限提升处理。

②销毁鉴定：对无价值档案进行销毁鉴定，需要提供销毁流程，由鉴定人员鉴定后确定最终需要销毁的档案。可打印销毁清单

③档案划控：确定到期的档案是否开放，这些开放的档案目录可以导出发布到档案门户网站上。

⑺档案数据统计

提供室藏档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计等统计方式，可进行跨档案门类统计，统计结果可以打印并导出，支持图形化统计分析。

⑻系统管理

①身份认证与权限管理：支持组织机构、用户（角色）的管理及功能权限和数据权限的管理。

②档案门类自定义：提供丰富档案门类自定义功能，可根据新的档案业务需求添加档案类别，以适应不断发展的档案业务的需要。不仅可以定义档案类别目录的字段名称，还可以定义档案类别字段的类型、录入方式、检索方式、数据验证规则、自动格式化规则、检索界面、档号生成规则等属性。

③用户管理：用户管理功能包括组织机构定义、用户管理、密码修改等功能，通过集成系统管理平台的功能实现。

④编码维护：实现业务编码的类型自定义、查询、修改和删除。

⑤定时任务管理：系统支持各种定时任务，可以在可视化界面上设置任务运行时间和周期，任务可定时运行或手工运行。默认提供的任务类型有：自动备份、原文校验、存储空间检查、全文索引同步等。自动备份任务可定时备份档案数据库，该功能可按照设定时间自动运行，例如可在每天晚上9点备份档案数据库。

⑥日志管理：为了保证安全和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监视审查，系统提供一种跟踪所有动作的可选手段。系统将必要的操作记录在案，并且提供一种工具（日志审计）去浏览和分析系统的行为。安全日志可以进行查询和统计，用于系统分析。本项目在建设时需要提供严格的权限控制和日志审计功能，对关键操作进行记录，方便查询。

2、多媒体档案管理系统

在计算机系统中，组合两种或两种以上媒体的一种人机交互式信息交流和传播媒体。使用的媒体包括文字、图片、照片、声音、动画和影片，以及程式所提供的互动功能。系统从功能上实现对多媒体档案信息从接收、整理、存储、管理、利用，涵盖了整个档案生命周期过程中的各个环节。支持的档案类型照片、扫描图片、录音、录像等。具体要求如下。

(1)照片档案支持jpg、tiff、djvu等目前主流图片格式。支持单页、多页图像混合浏览。

(2)支持服务端批量格式转换任务，用户只需要进行任务触发，由系统在后台自动进行编码处理，同时可实时显示任务进度，可以控制任务运行。

(3)音视频档案支持mp3，mp4，avi，flv等目前主流视频格式。支持在线播放，可任意拖动音视频进度。

(4)提供多媒体标引支持，可以对照片中的人物、视频中内容进行标引，可对标引进行检索。在浏览多媒体文件时可以根据标引进行提示。

(5)图片档案、视频档案支持自动生成缩略图，同时也可手动设置缩略图。

(6)提供各种多媒体档案目录（照片、音频、视频等）的著录操作，包括著录模板定义、著录、校对等功能。

(7)可从不同的渠道接收多媒体档案数据，包括数字化成果的接收和批量挂接、在线数据的接收（电子目录、多媒体文件）、脱机数据的导入等，解决了大容量多媒体文件的传输和导入的性能问题。

(8)提供组合查询、自定义条件查询、以图搜图等多种检索手段对多媒体档案数据进行查询，并对查询权限进行严格控制。

(9)利用人员对没有权限查询的文件可以提出借阅申请，档案管理员可以对借阅申请进行审批，并进行授权，可以按条目或者按文件授权。

3、档案核心数据库系统

档案核心资源管理系统管理数字档案馆所有电子档案信息，该系统专注于解决电子档案的长期保管产生的一系列问题。实现电子档案的长期有效性、完整性和可用性。系统功能要求如下。中国采招网（,bidcenter.c om.cn）

(1)完善电子档案的元数据信息

电子文件的真实性与管理活动背景信息关系密切。对电子文件而言，背景信息就是与电子文件的制作形成、运转、处理、储存、检索、传输和利用有关的数据。通过元数据来记录电子文件的结构以及形成、处理、存储、检索、利用的全过程。依靠这些元数据，可以确保并且证明电子文件的真实性和证据价值。

(2)采用电子封包的形式保存电子档案

为了保证数字档案与档案管理系统的可分离性、档案元数据和档案原文的完整性，需要采用文件系统保存档案信息包。因为档案信息包依照《江苏省电子档案基础元数据数据库结构和封装格式（DB32/T1893-2011）》标准制作，任何单位或个人只需依照该标准就可以提取档案信息包内部的档案数据。

(3)采用电子签名技术对档案封包作数字签名

随着《电子签名法》的生效和普及，数字签名的法律地位已经得到肯定。因此利用电子签名技术对档案存档包作数字签名，不仅可以保证数字档案的真实性和完整性，还可以保证其在法律上的权威性。经过签名的档案存档包，不管是修改其内容还是删除其中条目，都可以检测出来。

(4)采用满足长期保管要求的格式保存电子原文

满足长期保管要求的电子文件应该具备：支持真实性、格式透明、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、持续可解释、持续可用、可转换、易存储。

(5)保证数据与管理系统间的可分离性

系统时需要依照一定的标准和规则建设，尤其是电子档案的格式、存储等。需要做到系统在数据的基础上构建，而不是在系统的基础上存储数据。系统建设好后，数据与应用之间是低耦合的关系。在缺乏承建单位技术支持、系统崩溃、数据库崩溃等极端情况下都可以直接将档案数据提取出来，并且档案数据还是完整、可用的。然后在此档案数据的基础上，由另外一个承建商很容易构建出另一套系统。总而言之，数据与系统解耦，数据不变、系统可以随意换。

(6)实现在线、离线备份，备份数据格式公开透明

由于信息存储介质具有天然的易失性的特点。电子档案数据要实现长期保管，必然要采取多套拷贝、异质备份、定期校验等措施，方能实现这一目标。对于备份同样要遵循系统与数据分离的原则，备份的数据、备份介质不依赖于系统，用户可直接使用备份的档案数据。

(7)定期校验档案数据的完整性

由于室藏档案数据数量巨大，不同档案利用率不一样，有些档案可能一年都不会利用一次。因此如果有个别档案损坏，可能很长时间都不会被发现。系统应该具备数据自动校验检查功能，可以自动发现损坏的档案数据，并提供数据恢复功能支持。

(8)按需提取数据，并转换成需要的形式发布

档案在核心数据库内是以信息包存放的，但是不同系统对数据需求不一样。核心数据库可以按照要求将档案从信息包中提取出来转换成需要的形式。例如提取目录信息转换成Excel、提取原文信息并加水印等。

4、档案征集编研管理系统

该系统包含档案征集和档案编研两部分；档案征集面向全系统收集整理档案信息，包含登记、分类、移交、统计等功能，整理好的数据可移交进室。档案编研基于当前室藏数据作深度利用和开发可形成出版物。

(1)档案征集

材料登记：登记全系统工作人员上报的纸质、事物、声像等材料；对登记的材料进行分类和整理；

价值鉴定：对征集的材料进行价值鉴定，剔除没有搜藏保管价值的内容，将有归档价值的档案提交审核。

进室审核：对提交的材料进行审核，可填审核意见，可剔除没有价值的材料。

归档：对材料进行归档整理，编制档号、组卷、打印、封包，事物向库房移交，电子向室内业务系统移交。

(2)智能编研

素材维护：系统为编研人员划分专用存储区域维护编研素材，支持素材批量上传功能。

材料推荐：可根据可以内容主动到素材库和档案库中提取相关的电子文件推荐给编研制作人员。

素材料查询：可利用全文检索查询素材库和档案库，提高素料查找准研率。

利用审核：室藏档案利用前须先提交给保管利用人员审核，审核可以提交给领导作二次审批。

文档编辑：文档编辑时可以利用区域OCR技术提取扫描件中某一段文件，截取扫描件中的插图。

5、电子文件收发子系统：

（1）收文系统：办公室文秘人员随时登记单位所收到的纸质文件和电子文件（纸质文件通过扫描后收文）。可生成并打印收、发文登记簿。领导通过该子系统登录对电子文件进行批示，通过手写板支持领导签字。批示后文件直接通过系统运转至相关用户。

（2）发文系统：按制发文件日期、拟稿、主送、签发人、密级、标题、领导批示、份数、发文字号、文种等进行登记；发文字号，可由列表选择，自动生成。

年度归档时，档案管理员可直接对电子文件进行鉴别后入档。