长丰县市场监督管理局企业登记档案加工服务项目招标公告

长丰县市场监督管理局

企业登记档案加工服务项目招标公告

一、项目名称及内容

1、项目编号：cfsc*******查看详情

2、项目名称：长丰县市场监督管理局企业登记档案加工服务项目

3、采购方式：竞争性磋商

4、预算金额：******查看详情.00元 ；最高限价：******查看详情.00元

5、项目地点：长丰县水湖镇

6、项目单位：长丰县市场监督管理局

二、报名时间及地点：

1、报名截止时间：2024年2月23日11：00

2、报名地点：长丰县市场监督管理局

地址：长丰县水湖镇吴山南路政务中心1803室。

三、联系人及联系方式：

联系人：徐军

联系方式：0551-********查看详情

长丰县市场监督管理局

2023年2月20日

第一部分 项目采购需求

一、采购需求附表

二、项目概况

长丰县市场监督管理局“企业档案影像管理系统”自投入使用以来，在对内辅助业务部门办理业务及对外面向社会提供查询服务方面均发挥了良好作用。同时，由于合肥全市实现了通过网络实时远程调阅企业电子档案图像，减少了书式档案的借阅，有效的保护的书式档案及提高了档案管理部门的效率。在日常业务过程中，由于不断的有新的企业成立或从外地迁入、现有企业可能发生变更、迁出、注销/吊销等业务，企业登记档案在不断产生，为了保证企业登记档案各项工作满足省市局相关要求，需要切实做好企业登记档案管理技术相关服务工作，以确保企业档案工作高效率高质量运转。

三、服务内容

1、库房企业登记纸质档案技术服务

工作内容为对库房企业档案的日常管理工作，包括企业登记档案的清点、搬运、档案交接、档案入库、档案电子数据核对、档案邮寄清单制作、档案邮寄、档案数据市局报送、电子档案迁入迁出、档案借阅管理、新增企业档案盒制作、档案清单制作等工作，以及采购人临时安排的库房其他相关工作，保证库房档案管理工作高效率高质量运转。

2、新增档案清点核对入库上架服务和扫描归集电子档案

按照企业登记档案“一户一档”的要求，完成采购人2024年度约6.5万卷（库存已扫描约3万卷＋新增未扫描成电子档案约3.5万卷）新增企业档案的清点核对及入库上架服务，同时要完成采购人新增3.5万卷报送市局扫描成电子档案，归集于市局电子档案数据。

3、档案接收运送及清点核对服务

提供每月不少于1次的档案接收运送服务（运送车辆由供应商提供），需通过逐卷清点核对、验收，完成档案接收、搬运等工作。

四、档案技术服务要求

（一）服务分类情况及要求

（二）总体实施要求

1、按照国家及省市档案整理、著录、纸质档案数字化等国家和行业标准执行。

2、提供有丰富的档案管理经验的项目小组进行全过程的管理监控。

3、在档案加工期间应按岗位明确岗位职责，制订员工工作纪律；加强档案接收、交接、整理、入库上架、数据使用等环节管控，确保档案安全、工作质量和工作进度。

4、服务场地、水电、桌椅、网络环境、设备及加工耗材由采购人提供，供应商需组织人员开展本项目相关工作。

5、提供服务的人员必须有两年以上企业登记档案管理相关工作经验，必须满足本项目实施所必须的相关技能。否则，采购人有权要求对人员进行更换，或解除合同。

6、必须严格遵守采购人的相关保密、安全管理规定。

7、提供完整的实施方案和项目管理办法；项目实施中要引入风险管理、质量管理、成本管理；建立突发情况的及时响应制度，例如日常批量调用档案，导致工期延长的补救措施等。

8、鉴于档案的特殊性，供应商在应提供详细的保密措施和办法，在制度和手段上确保档案信息不外泄，不丢失，不传播。在实施中必须做好保密工作，不得将加工过程中获知的档案信息泄密或用于其他用途。

9、在实施过程中，禁止采用自有加工设备存储档案数据。

（三）库房企业登记纸质档案技术服务要求

提供1名具有对企业登记档案管理工作经验丰富的人员进行驻场式服务，具体工作内容为对库房纸质档案的管理，包括企业登记档案的清点、搬运、档案交接、档案电子数据核对、档案邮寄清单制作、档案邮寄、档案数据市局报送、电子档案迁入迁出、档案借阅管理、新增企业档案盒制作、档案清单制作等日常档案管理工作，以及采购人临时安排的库房其他相关工作，保证库房档案管理工作高效率高质量运转。

1、档案清点搬运交接：

根据采购人提供的档案清单对交接档案进行清点，逐卷核对企业名称、注册号、统一社会信用代码、核准日期、档案类型等，双方签字留存，然后将清点完毕的档案搬运到指定目的地。

2、档案电子数据核对：

将数字化加工完成的纸质档案，利用图文质检程序对电子档案图像、著录及索引信息进行全面的检查、校对及纠错处理，可对企业信息、案卷信息、卷内文件目录等内容进行核对与著录维护。

3、档案邮寄清单制作及邮寄：

在邮寄档案资料前，根据要求制作《市场主体迁移档案清单》，“详见附件1”发件人需要认真查阅文件信息，核对文件内容和数据的准确性、完整性和保密性要求。选择合适的邮寄方式以及相关配套服务保障文件在邮寄期间的安全性，被寄达方可以在收到文件时明确邮寄方式、接收渠道、收件要求等，并按规定时间邮寄返还《档案迁移回执单》，“附件2”。

4、档案数据市局报送及采购人档案查询系统的录入：

检查确认当天完成的档案成果数据全部同步归集到合肥市市场监督管理局现有工商企业档案影像管理系统中提供查询利用，并与安徽省市场监督管理局工商登记全程电子化档案信息管理系统数据进行合并。同时，供应商应按时同步录入采购人档案查询系统。

5、电子档案迁入迁出：

根据日常业务需求，在办理企业纸质档案的迁移业务时，同步进行电子档案的迁移管理，避免迁入局重复扫描加工，节省人力成本，提高电子档案利用的时效性。

6、档案借阅管理：

本单位或本系统因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅档室内查阅，确实要借出档案，必须经本处室分管领导签批，方可办理借阅手续，借阅时间一般不超过一周。凡查阅者都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记表》，交档案室存查认真履行交接签字手续，具体内容包括档案信息、借阅人、所属部门、借阅时间、借阅期限等。

7、新增企业档案盒制作：

对新增线下设立档案卷进行档案盒（袋）制作，并按现有档案室档案存放要求，详细填写档案盒脊背企业名称、注册号、归档号等具体信息。

8、库房档案清单制作：

将全库房企业登记档案逐盒、逐户核对所有书式档案与电子图像对应关系，建立全新归档流水号并制作编制档案存放位置索引清单，提高企业登记档案规范化管理水平，全面加强书式档案管理工作。

9、其他库房日常档案管理工作

档案存放秩序的维护与管理、编制档案存放位置索引、制作装具中所存档案的标识牌、实现库房与装具的有序化管理提高档案管理效率、严格执行进出库制度，做好安全保密工作，精确控制库房温湿度，提高档案寿命，坚持“八防”措施，预防自然和人为因素损害档案，定期检查、清点、及时发现问题，随时纠正。

（四）新增档案入库上架服务要求

完成采购人2024年度约6.5万卷新增企业档案的清点核对及入库上架服务。工作要求如下：

一、工作任务

1.主要对每批次接收进档案室各类企业档案进行逐件对照清单清点，检查移交档案是否缺件，保证档案数量的准确性。

2.在检查移交档案数量的同时，按照《长丰县市场局档案室管理标准》，检查移交档案形成质量和整理质量，保证档案的质量符合要求。

二、工作要求

1.工作人员进入清点工作用房或库房前须将手机等电子通讯设备存放于更衣室，离开清点用房或库房后取回。

2.工作人员要严格按照接收档案清点流程，认真做好档案的清点、登记、核对、签名，建立规范的档案清点统计台账。

3.为确保在档案清点期间档案实体和档案信息的安全，项目人员应严格遵守档案管理的相关规定，签订《档案安全保密承诺书》，自觉遵守档案清点的工作纪律，认真做好档案清点工作过程中的保密和保护工作。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播，保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，档案资料不能放错档案盒。

三、清点步骤和要求

1.档案实体清点和检查

项目人员根据《企业档案加工质量标准》的要求，对照档案目录和移交清单，针对档案数量和档案整理质量逐件进行检查清点检查。主要检查和清点内容包括：

（1）档案是否齐全完整、分类是否科学规范；

（2）档案卷件号编写是否连续，有无缺件少件，档案实体数量与目录和移交清单的数据是否一致；

（3）按“件”整理的档案，件的组成是否完整，有无多件合为一件；

（4）卷件内档案页码编写是否正确，有无缺页少页；

（5）档案目录各项目著录是否准确；

（6）备考表填写是否完整规范；

（7）档案目录归档说明填写是否规范准确；

（8）档案是否有破损等现象；

（9）其他与质量标准不符的问题。

清点工作人员须认真填写《档案接收清点登记表》，将清点过程中发现的问题及时逐一记录下来。

为保证档案清点整改工作有序开展，同批次档案由一名工作人员进行清点。

每批次清点完毕后，项目人员汇总该档案清点情况，并保存留档。

2.档案上架

（1）上架档案按照归档号逐一排列，按照档案柜标明的顺序，有序归档。

（2）当前入盒归档卷，须仔细核对档案卷企业名称、注册号、归档号与档案盒备注的信息是否一致，确保入盒归档档案卷准确无误。

3、录入档案查询系统

（五）档案接收运送及清点核对要求

1、档案接收运送

根据采购人工作安排,每月至少进行一次档案接收运送工作（运送车辆及司机、搬运等人员由成交供应商承担），档案接收运送的具体时间以采购人通知的时候为准。档案接收送运往返地址为：长丰县市场局<-->合肥市市场局。（扫描）

2、档案清点核对

档案在接收运送过程中，要制作接收档案电子清单，并逐卷核对企业名称、注册号、统一社会信用代码、核准日期、档案类型等。档案交接由双方负责人当面对档案进行逐卷清点，双方清点一致后在清单上签字。

3、在接收运送过程中，要切实做好档案的安全保管工作，避免档案丢失的情况发生，由此产生的一切档案安全责任有供应商承担。提供专业和安全的解决方案。例如清点、排序、分类、整理及搬运过程的具体操作方法。保证档案的安全性和保密性，100%确保档案不会遗失和泄露。

四、其他要求

1、项目建设地点

项目建设及实施在采购人认可或指定的场地进行。项目实施所需的加工场地、水电、桌椅及网络环境由采购人提供。

2、项目工期要求

自合同签订生效之日起一年。

3、价格报价方式

（1）库房企业登记纸质档案技术服务报价方式：按人月进行报价；（人/月）

（2）档案接收运送及清点核对工作报价方式：按车次报价；

（3）新增企业档案入库上架和报送市局扫描入档服务报价方式:按卷进行报价

注：所有事项全包含在合同价款内，不单独另外结算。

4、项目保密要求

（1）档案技术服务工作必须在采购人指定的场地进行。

（2）供应商必须严格遵守国家、省、市档案保密制度及国家其它相关保密法规，必须采取措施对本项目加工过程中的档案实体和数据保密，并签订保密协议。并且不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的范围、内容及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，如有违反，依法追究责任。

（3）供应商项目实施过程中应保证档案库房安全，供应商工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。供应商必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，档案资料不能放错档案盒。

第二部分 评审标准

1、评审方法：本项目采用综合评分法，即响应文件满足磋商文件全部实质性要求且按评审因素的量化指标评审得分最高的供应商为成交候选供应商的评审方法。

2、磋商小组按照下表对进入综合评分的所有供应商的响应文件进行综合评分。

3、本项目综合评分满分为 100 分，其中：技术资信分值占总分值的权重为80 %，价格分值占总分值的权重为20 %。具体评分细则如下：

4、分值汇总

（1）磋商小组各成员应当独立对每个有效响应的文件进行评价、打分，然后汇总每个供应商每项评分因素的得分，再取各位评委评分之平均值，四舍五入保留至小数点后两位数，得到该供应商的技术资信分。

（2）将每个供应商的技术资信分加上根据上述标准计算出的价格分，即为该供应商的综合总得分。